As Reuniões remotas já são soluções para equipes que praticam o home office há um bom tempo. E em tempos de pandemia, onde muitos profissionais estão trabalhando de casa, esse recurso se tornou ainda mais necessário.
No entanto, para que as reuniões remotas sejam bem-sucedidas, é preciso tomar alguns cuidados importantes. Muito tempo de transmissão e oscilação da internet, por exemplo, são fatores que podem atrapalhar o rendimento da reunião e torná-la improdutiva.
Você também trabalha de casa e está encontrando dificuldades nesse sentido? Então confira as dicas que preparamos e saiba como otimizar reuniões remotas com sua equipe!
1. Escolha a plataforma certa
Escolher uma plataforma para realizar as videoconferências deve ser o primeiro passo da sua organização. Essa plataforma deve ser fácil de acessar e manusear e sua internet e dispositivo de acesso devem contar com boa qualidade de som e imagem.
Hoje existem diversas plataformas gratuitas e pagas que possibilitam otimizar reuniões remotas e você deve optar por aquela que mais atende às necessidades da sua equipe. Listamos algumas a seguir:
- Google Hangouts: atrelado ao Google Agenda, o Hangouts é uma opção muito válida para realizar reuniões de forma simples e prática. Por meio dele, é possível enviar mensagens de texto, além de fazer chamadas telefônicas e também de vídeo;
- Zoom: muito utilizado durante a pandemia, o Zoom é uma plataforma robusta e completa que permite várias pessoas em uma mesma sala de reunião com boa qualidade de chamada;
- Google Meet: para competir com o Zoom, o Google disponibilizou o Meet para todos que possuem uma conta Google. Com praticamente os mesmos recursos do concorrente, a versão totalmente free ficará disponível até setembro e depois será limitada a reuniões de até 60 minutos;
- Whereby: fácil de mexer e com interface simples, o Whereby é ótimo para reuniões rápidas e oferece recursos como compartilhamento de tela para os usuários;
- Skype: o Skype é um software de comunicação que permite chat, ligações e chamadas de vídeo entre usuário de todo o mundo. Ele oferece ótimos recursos e reuniões com até 50 pessoas de forma gratuita.
2. Planeje sua reunião
Se em uma reunião presencial é comum perder o foco de vez em quando, o formato online pode trazer ainda mais motivos para a distração.
Por isso, é importante dar total foco ao planejamento do encontro para que seja prático e efetivo. E isso pode ser feito dividindo-o nas seguintes etapas:
- Objetivo principal: qual a pauta geral da reunião e onde se deseja chegar ao final dela? Isso deve estar claro a todos os participantes para que o tempo não seja perdido;
- Head da reunião: é preciso definir quem ficará responsável por comandar a reunião e abordar os principais tópicos. Essa pessoa deverá monitorar o bate papo, gerenciando os momentos de fala de cada um;
- Pautas específicas: dentro do objetivo principal, deverão entrar as pautas específicas, separadas por tópicos. Isso ajuda a manter a reunião mais organizada e cada assunto terá um tempo determinado para ser desenvolvido;
- Tempo livre: no final da reunião, é importante separar um tempo livre para sugestões, opiniões e dúvidas. Esse tempo é importante, pois dentro da reunião todos precisam se sentir envolvidos e à vontade para apresentarem suas ideias.
3. Defina um local
Outro cuidado necessário para otimizar uma reunião no home office é escolher o lugar certo.
Muitos são os fatores que podem atrapalhar sua transmissão. Por isso, dê preferência a locais com boa iluminação e silenciosos, onde você possa falar com tranquilidade, sem a interferência de outras pessoas.
Tomar este cuidado ajuda a evitar possíveis constrangimentos durante a reunião e interrupções desnecessárias.
4. Faça testes
Realizar testes na ferramenta utilizada, verificar conexão com a internet, imagem da câmera e som também são cuidados que devem ser tratados como prioridades.
Isso porque preparar-se previamente pode ajudar a evitar atrasos e até faltas, o que acaba prejudicando o andamento da reunião e o entendimento do assunto.
Aí vai outra dica importante: caso seu Wi-Fi pare de funcionar, tenha um ponto de acesso móvel preparado para utilizar e não ficar na mão. ?
5. Priorize reuniões curtas
Uma reunião muito extensa pode se tornar cansativa para os participantes. Portanto, se possível, dê preferência a reuniões mais curtas e sucintas.
Aqui na WR Hospedagem nós optamos por realizar pequenas reuniões semanais de alinhamento que se tornam mais rápidas e objetivas por tratarmos de assuntos específicos.
Já as reuniões mais longas devem seguir um planejamento como o que citamos acima para que não se torne cansativa e monótona.
6. Não se esqueça da ata
Toda reunião, seja ela presencial ou online, precisa ser documentada. E é para isso que serve a ata.
Ela deve contar com todas as pautas discutidas e as definições estabelecidas para cada assunto, servindo como forma de lembrete do que foi falado.
É importante que a ata seja devidamente organizada, dividida por tópicos, e fique disponível no e-mail de todos os envolvidos.
E então, anotou tudo para otimizar reuniões remotas com sua equipe?
Aproveite e continue acompanhando os conteúdos aqui no blog da WR Hospedagem! Tem muito mais dicas e insights para você aprender e desenvolver na sua rotina de trabalho!
